Учёт и контроль материалов в строительстве.

      Комментарии к записи Учёт и контроль материалов в строительстве. отключены

контроль и Учёт материалов в строительных работах – область проблемная. Связано это с рядом качеств: низким уровнем дисциплины, отсутствием чёткого планирования в проведении работ, а, соответственно, и отсутствием чёткой поставки ресурсов, постоянными авралами, которыми сопровождается закупка ресурсов. Проблемной областью выступают и складские, и бухгалтерские программы, каковые часто пробуют применять для учёта материалов в строительных работах.

В это же время, функционал данных программ вычислен не на строительные компании, а на торговые фирмы.

В этих программах имеется масса плюсов, но, всё-таки, они не разрешают всецело свести на «нет»последовательность негативных моментов. Неприятностей много. Это и нецелевые затраты, и закупки по неадекватным стоимостям, и приобретение ненужных материалов, и авральные обстановки.

Отсюда вытекает и затоваривание складов, и «замораживание» денежных средств и, напротив, простои в работе из-за срыва сроков поставки.

Для строительных фирм отсутствие упорядоченного учёта материалов особенно страшно, т.к.Учёт и контроль материалов в строительстве. часть затрат на материалы громадна, и неточности, в итоге, обходятся дорого.

В чём неприятность?

Дабы хоть каким-то образом перевести в другую плоскость неприятности, которые связаны с контролем поставок и закупок, строительные компании предпочитают трудиться «с колёс».

Прибегают к этому подходу они вследствие того что не имеют возможности чёткого планирования, не обладают его инструментами. К тому же, начальники строительных компаний практически в любое время уверены, что учёт материалов в строительных работах никак, не считая как в авральном режиме, вести запрещено.

Это достаточно распространённое заблуждение.

В итоге, из-за данной самой работы «с колёс» неприятность не то, что не переходит в другую плоскость, она просто усугубляется.

В случае если внести мало конкретики и разглядеть пример, в то время, когда смета каким-то образом попадает в складскую работу, то в ней всё равняется не учитываются эти ПТО о сроках исполнения работ, об своевременных датах, о стадиях исполнения работ.

Соответственно, в случае если какая-то дата изменилась, вероятно перенести закупку на более поздний срок (дабы оптимизировать применение оборотных средств) либо, напротив,необходимо безотлагательно закупить нужные материалы.

В случае если эти сведенья всё-таки имеется у складских работ, то сообщение работ и материалов, в большинстве случаев, утрачена. У снабженца нет информации о том, для чего нужен тот либо другой материал, для каких работ он будет использован.

А прорабу, со своей стороны, материалы полностью на определённом этапе исполнения строительных работ смогут и не пригодиться.

К примеру, одна часть кирпича нужна для исполнения работ «сейчас», а вторая часть кирпича «на следующий день». Соответственно, «завтрашний» кирпич будет бесхозно пребывать на строительной площадке, на складе, да где угодно, но по прямому назначению употребляться не будет.

Опыт японских сотрудников

В случае если отыскать в памяти советские времена, то в тот период отечественные строители были восхищены опытом японских сотрудников. В японских компаниях поставка и закупка материалов была организована в чёткие сроки и в утверждённом количестве.

Наряду с этим складскими помещениями они не обладали (думали, что в этом нет необходимости), а поставщики трудились «час в час».

Советские фирмы были уверенны, что перенять практику японцев нереально, т.к. поставщиков в тот период было мало и о рынке клиента сказать не приходилось. За поставщиком необходимо было бегать, уговаривать и т.п.

на данный момент обстановка поменялась, но до организации работы наравне с японскими компаниями всё равняется на большом растоянии.

Без оглядки на ту борьбу и обилие поставщиков, которую по идее они ведут за клиента, чётких и правильных поставок материалов нет.

С чего начать?

Однако, меры по минимизации незапланированных закупок, издержек, нецелевого применения ресурсов предпринимать нужно. Как вы осознаёте, без специальных программ сделать это не удастся.

Держать всех сотрудников «на тумбе» и потребовать корректного ведения учёта вручную либо посредством программ, каковые подходят для складских и логистических работ торговых фирм, но не для строительных компаний, легко неэффективно.

Только на первый взгляд может сложиться чувство, что учёт материалов везде однообразен. Это не верно.

В строительных работах он сопряжен с массой качеств, о которых в торговле речи вовсе не идёт.

В дополнение ко всему, одним из заблуждений выступает вывод о том, что всецело автоматизировать бизнес-процессы на строительном предприятии нет необходимости.

Многие строительные компании уверены в том, что достаточно забрать только отдельные области, такие как своевременное управление финансовыми средствами, управление складскими запасами и управление оборудованием и ремонтом, не принимая к сведенью учёт соглашений, планирование и другие ответственные нюансы.

В строительных работах таковой подход нехорош, потому, что все процессы связаны между собой и воображают единую структуру.

Вернее изначально идти от учёта контрактов, фиксируя наряду с этим все остальные составляющие, а не наоборот. Само собой разумеется, это совершенный сценарий, которому мало кто направляться.

Это обусловлено и отсутствием дисциплины, и нечёткими регламентами работы и, к сожалению, корыстными целями приближённых к строительным материалам персон, каковые в «загрязненной воде» чувствуют себя куда комфортнее.

Тут уже управлению необходимо показать волю, выдвинуть собственные требования и обязать сотрудников трудиться в специальной программе для полноценного управленческого учёта в строительных работах.

Настоящий пример

Как пример хотелось бы разглядеть тиражную программу столичного разработчика «АЛТИУС СОФТ». Обращение отправится о программе «АЛТИУС — Управление постройкой», которая была выпущена на рынок ещё в 2006 году. Она содержит массу возможностей для контроля и учёта материалов.

В случае если сказать конкретно о том, как как раз происходит работа в данной части, то в названной программе на основании документов «Контракт с Клиентом», «Контракт с подрядчиком», «Планирование собственных работ» формируются замыслы поставки материалов на объекты. Эти замыслы сотрудники отдела снабжения заметят в модуле «СтройЛогистик». В модуле «Контракты купли-продажи» машинально осуществляется подбор поставщиков (с возможностью ручной замены).

Потом составляются контракты приобретения с автоматическим заполнением номенклатуры материалов (исходя из «подбора плановых» дат и поставщиков поставки), а позднее – приходные накладные по этим контрактам. Наряду с этим приходные накладные кладовщику не требуется набивать вручную. Возможно сделать автоматическое заполнение из «Соглашения приобретения», и кладовщику останется лишь исключить те материалы, каковые отсутствуют в данной поставке (кроме этого возможно исправить их количество и цену).

Так, сотруднику не требуется делать ручную работу — достаточно удалить ненужные эти.

Так, возможно заметить, какие конкретно из нужных материалов уже заказаны либо взяты на склад. Сопоставление сметных (договорных) затрат на материалы с реально существующими, как по приходным накладным от поставщиков, так и по авансовым отчётам осуществляется машинально.

Программа осуществляет контроль и поставщиков, и прорабов: кроме того 1 кг гвоздей, проводку которого прораб имел возможность осуществить по двум различным авансовым отчётам, в программе отобразится, как перерасход.

В то время, когда материалы отпускаются на объекты (для исполнения работ сомостоятельно либо подрядчикам как давальческие), программа осуществляет контроль, требуются ли они для этого этапа соглашения. Наряду с этим материалы смогут поставляться по заявкам прорабов, а также, и сверх лимита, т.е. если они отсутствуют в смете.

Позднее, в то время, когда в модулях «Прораб» и «СтройЗаказчик» будут введены информацию о фактическом исполнении работ, программа продемонстрирует отклонения фактического расхода материалов от нормативного.

Своевременный контроль затрат на материалы возможно вести в любую секунду времени по конкретным объектам либо работам, группам материалов.

Переходя к дискуссии учёта материалов силами бухгалтерских работ, стоит заявить, что в бухгалтерии он осуществляется по наименованиям (кодам) поставщика.

В следствии, в бухгалтерской программе может оказаться пара различных товаров с заглавием «гвозди», каковые имеют различные номенклатурные номера, т.к. приходили от различных поставщиков, но, по сути, являются одними и теми же «гвоздями».

Вследствие этого, бухгалтерия имеет нечёткие представления о том, какой код соответствует тому либо иному материалу из сметы. Фактически, бухгалтерия и не обязана этого знать.

У неё совсем задачи и другие цели.

Бухгалтерские работы списывают материалы, а вот дать сводные информацию о том, сколько «гвоздей» приобрели, сколько на них израсходовали, и по большому счету, необходимо ли это было, не смогут. Особенно, в случае если учесть то, что «гвозди» смогут покупаться у различных поставщиков.

Иными словами, бухгалтерия неимеетвозможности отличить, где, какие конкретно «гвозди» имели место быть и «гвозди» ли это по большому счету.

В итоге, такая «мелочёвка» учитывается неточно. Конечно, это провоцирует нецелевые затраты, каковые, из, казалось бы, копеечных значений вырастают в достаточно внушительные цифры.

В программе «АЛТИУС — Управление постройкой» возможно сгруппировать «гвозди» одной марки различных поставщиков под одной номенклатурной записью и иметь чёткое представление о том, какие конкретно материалы и в каком количестве израсходованы.

Бухгалтерия имеет сведения о списании материалов в конце месяца по актам выполненных работ и в большинстве случаев списывает материалы формально, опираясь на ведомость, составленную по сметным нормативам.

остаток материалов и Фактический расход делается известен лишь по окончании исполнения работ.

В программе «АЛТИУС — Управление постройкой» все затраты, среди них и на материалы, возможно отследить в любую секунду времени, что разрешает вести своевременный контроль затрат по конкретным объектам либо работам.

Помимо этого, начиная с 2011 года, контроль и учёт материалов в программе «АЛТИУС — Управление постройкой» стал ещё более своевременным и действенным.

В новом модуле «СтройАналитик» возможно заблаговременно осуществлять контроль превышение фактической цене поставки над плановой. Пользователь может машинально разбирать ответственные как раз для него показатели.

Он задаёт критерии оценки, и программа информирует ему, в каком случае отмечается отклонение от них. К примеру, программа информирует о превышении лимитов по ресурсам.

При превышения заданных значений, программа машинально укажет на это, выделив тот либо другой соглашение, этап контракта, работу красным цветом.

Принципиально важно то, что пользователь не будет поставлен перед фактом, а сможет заблаговременно определить о том, что отмечается какое-то отклонение.

Для этого необходимо задать некое критическое значение, при приближении к которому программа скажет о том, что пришло время решать проблему (к примеру, выделить дополнительное финансирование на закупку материалов при трансформации рыночных условий). Модуль «СтройАналитик» может трудиться с любым модулем ПК «АЛТИУС — Управление постройкой».

К примеру, при работе с модулем «СтройЛогистик», возможно заметить перерасход ресурсов и материалов (в процентном либо финансовом выражении).

Кроме того в рамках одного модуля для пользователя задаются личные параметры оценки. Начальник же сможет оценить работу всех отделов компании.

В программе будет продемонстрировано, в то время, когда сотрудник был уведомлён о проблеме (скрыть это ему не удастся).

Т.е., начальник приобретает ответственные рычаги и для управления компанией, и для контроля подчинённых.

Совет

Непременно, за одни сутки актуализировать и систематизировать контроль и учёт материалов в строительных работах очень сложно. С этим необходимо быть рука об руку, трудиться в этом направлении.

Но заявить, что сделать это нереально, – запрещено. председатель совета директоров компании «АЛТИУС СОФТ» Андрей Травкин даёт пара советов по этому поводу:

«Во-первых, необходимо объективно подойти к этому вопросу, осознать, в чём конкретно сложности, каков их темперамент.

Во-вторых, необходимо решиться на автоматизацию строительства и осознать, что ничего ужасного во внедрении специального ПО нет.

По крайней мере, так возможно сообщить о программе «АЛТИУС — Управление постройкой». В-третьих, нужно разрешить сотрудникам понять, что в программе необходимо трудиться, вверить им эту обязанность.

Возможно, не имеет смысла скрывать, что каждый второй кладовщик не весьма заинтересован в организации чёткого контроля собственной деятельности.

К сожалению, ему эргономичнее трудиться в неконтролируемой никем среде. Исходя из этого порядок в данной части возможно навести лишь одним методом – внедрить специальную программу для учёта материалов в строительных работах и обязать сотрудников складских работ трудиться в ней. Вторых вариантов я не вижу».

Статья предоставлена «АЛТИУС СОФТ»

Рандомные показатели записей:

Учет давальчекого сырья в 1С:Бухгалтерия 3.0 (позиция заказчика)


Подборка наиболее релевантных статей: